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How does Mailrelay manage invalid email addresses (bounces)?

Published by Mailrelay on May 7, 2012

In this article, we are going to explain a very important concept, bounced email, and how Mailrelay manages these emails. The first thing is to understand is what happens when we import our list of subscribers. We already know that to import a list of email addresses, we need to access the

“Import” menu and select the “Import” submenu:

Como gestiona Mailrelay los usuarios rebotados

How Mailrelay manages bounced email addresses

During the import process, Mailrelay reads the file with the email addresses and inserts them in your account to be used later. As Mailrelay is reading this account file, it may detect some accounts that have already bounced in the past.

Let us explain this a bit more. Mailrelay has a shared database for all its users, even though this works internally and is not visible from the user panel (users can see their own list of bounced email addresses). The purpose of this database is to save the accounts that have bounced in previous outgoing messages and discard them.

There are two types of bounces, soft bounces (temporary) and hard bounces (permanent). In the first case, a bounce could have resulted from the inbox being full or a temporary failure of the recipient server, among other reasons. In this case, Mailrelay attempts to send the message every 15 minutes for an amount of time determined by the recipient server and internal specifications in order to deliver it later if possible.

In the second case, a bounce occurred because the email address was wrong or expired, etc.

Mailrelay’s database of bounced emails only contains emails whose servers responded with permanent bounces.

Each time a Mailrelay user sends a newsletter, bounced emails are detected and inserted into this database, so that when another user imports an email contact file, these emails are checked against the database of bounced emails, and if any match, they go directly to the list of bounced email addresses.

As a result, your Mailrelay account will never send emails addresses that we know have already bounced previously, saving you from sending messages that will fail. This will also keep your account’s reputation from suffering as a result of sending messages to these email addresses.

ERASING AN EMAIL ADDRESS FROM THE LIST OF BOUNCES

We can see the list of subscribers whose emails have been detected as bouncing by going to the “Subscribers” menu and then to the “Bounced” submenu:

Como gestiona Mailrelay los usuarios rebotados

How Mailrelay manages bounced email addresses

This list will show only the bounced email addresses in our account and they may not be eliminated. However, we can edit and modify these email addresses to make corrections to them if they contain typos. The corrected addresses will then become active.

It is a common mistake to think that bounced email addresses are included when calculating the limit of subscriber accounts in Mailrelay. This is not accurate; the subscriber limit does not count imported emails or bounced emails. The limit is calculated based on messages sent to distinct email accounts. Therefore, there is no reason to erase bounced email addresses.

If you’d like to know more about the subscriber limit on your Mailrelay account, please read the following article:

http://blog.mailrelay.com/es/2012/01/05/como_funciona_limite_suscriptores

¿WHY DOES MAILRELAY HAVE A COMMON DATABASE OF BOUNCED EMAIL ADDRESSES?

Mailrelay has a common database of bounced email addresses not only for the reason mentioned above, but also in order to help users’ newsletters make it to their subscribers’ Hotmail, Yahoo, AOL, etc. inboxes. Mailrelay has made an agreement with these ISPs.

As a result of these agreements, and to guarantee the quality of sent messages, these servers do not allow messages to be sent to email addresses that have been detected as permanent bounces.

The greatest advantages of the bounced email database are:- your contact list is cleaned of invalid email addresses as soon as they are imported.-It protects your domain’s reputation from sending messages to addresses that we know will bounce.-Not sending messages to accounts that we know will bounce saves sending expenses in your account.

HOW IS AN EMAIL ADDRESS DETECTED AS A PERMANENT BOUNCE?

The detection process used to verify if an email has bounced is simple and allows us to distinguish between bounces due to temporary factors (like if this inbox is full) or permanent reasons. Among these, we can find various causes, such as:

– Bad mailbox. This indicates that even though the domain is correct, the full address is not (the part before the @). For example, in the email address demo123@hotmail.com the server portion is correct (hotmail.com) but demo123 may be incorrect or may not exist. The recipient domain gives us this diagnosis.

– Bad domain. In this case, the domain is incorrect. One example could be demo123@hotmai.comm, given that (hotmail.comm) may not exist.

But how does Mailrelay know if it is this type or error or a different error? Normally, when the message is sent, the recipient domain returns a code indicating the result of the operation. It is a numerical code that Mailrelay can interpret. Let’s look at some possibilities:

– 250 OK – is the code that the server returns if the message was delivered correctly.

– 400 TEMPORARY ERROR – This is a temporary error and Mailrelay will try to resend the message later.

– 500 PERMANENT ERROR – if the error is permanent. In this case, the subscriber is marked as bounced.

There are different variations of errors 400 and 500, which we can see in more detail:

Error code Error message Type of Error

bad-configuration The messages were rejected due to problems in the configuration of the remote server Error 5.X.X

bad-connection The messages bounced due to connection problems with the remote server Error 4.X.X

bad-domain Messages bounced due to invalid or nonexistent domains Error 5.X.X

bad-mailbox Messages rejected due to an incorrect, invalid or nonexistent recipient email address Error 5.X.X

content-related Messages rejected due to issues related to the content (possible SPAM, sender is on a black list, etc.) Error 5.X.X

inactive-mailbox Messages were rejected due to the recipient account having expired, being inactive or disabled. Error 5.X.X

message-expired Messages bounced because they were not delivered after bouncing Error 4.X.X

no-answer-from-host Messages bounced due to no answer being received from the remote server after connecting Errors 4.X.X o 5.X.X

other Messages were rejected due to other reasons Errors 4.X.X o 5.X.X

policy-related Messages were rejected or blocked due to policy issues Error 5.X.X

protocol-errors Messages were rejected due to errors in SMPT protocol syntax Error 5.X.X

quota-issues Messages were rejected or blocked due to quota issues Error 4.X.X o 5.X.X

relaying-issues Messages were rejected or blocked due to delivery issues in the remote server Error 5.X.X

routing-errors Messages bounced due to routing problems in the recipient domain Error 5.X.X

spam-related Messages were rejected or blocked due to issues regarding SPAM Error 5.X.X

virus-related Message rejected or blocked due to issues regarding a virus Error 5.X.X

Synchronous and Asynchronous Bounces

In addition to the above, we need to clarify that there are two types of bounces: synchronous and asynchronous bounces.

Synchronous bounces are identified in real time when the message is sent to the recipient server from Mailrelay via SMTP, so Mailrelay knows the result of the sent message based on the response provided by the recipient server.

On other occasions, the recipient domain returns a 250 code to Mailrelay, indicating that the message was delivered correctly. But following this, it returns the rejected message to the sender’s inbox.

In this case, we are talking about an asynchronous bounce (since it is identified as a bounce after the fact).

This will help keep our sending lists clean and effective. There is also software provided by third parties that process these bounces automatically, which are necessary when we have a high volume of outgoing messages.

¿DO YOU BELIEVE THAT ONE OF THE EMAILS ON YOUR BOUNCED EMAIL LIST IS THERE IN ERROR?

As we have already mentioned in this article, only permanently bounced emails are added to the bounced emails list. However, it could be that some emails that were detected as definitive bounces, due to being nonexistent, for example, were created at a later date.

It could also be the case that a recipient server returns a permanent error due to an internal failure within the server, despite the fact that the account is functioning correctly. Even though Mailrelay has detection systems for these problems, it is possible that a correct email address was identified as a permanent bounce due to a failure in the recipient server, but is, in actuality, correct.

If you believe that one of the email addresses on this list should not be on the bounced emails list, please contact us so that we can verify this email, and if necessary, remove it from the list of bounced emails.

We hope that this article has been helpful to you, and if you have any questions, please contact us through our social networks.

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Comments

  1. Omar Carranza

    Hola buen dia

    Se fueron a REBOTADOS algunos que tengo la certeza que estan bien escrito y son reales, la duda es : si son rebotados soft ¿se pueden “rescatar” de esta lista? ¿se intentan enviar despues? o ya se quedan definitivamente, gracias !

    24/09/2018 - 18:41:58 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Omar! Los rebotados Soft se intentan enviar en los siguientes envíos, no hay que hacer nada. Saludos!

      25/09/2018 - 07:48:43 Publicar una respuesta
  2. Jose Morales

    Hola.
    Tengo un correo con el error “bad-mailbox”, y el email es el correcto y sigue dando el mismo error. ¿Que tego que hacer?. Gracias

    20/10/2017 - 11:17:21 Publicar una respuesta
  3. MARTA

    he cargado los suscriptores i un boletin de prueba. En la opción 3 me pone envío masivo, si lo marco me enviará el boletin o me lo preguntará antes de enviarlo, puesto que el boletín no es el verdadero.

    22/05/2017 - 18:08:52 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Marta! El envío de prueba es solo la opción que lo indica como tal, el resto son envíos reales.

      23/05/2017 - 07:55:21 Publicar una respuesta
  4. Nia

    Buenos días:
    antes de enviar un masivo, envío unas pruebas a todo el equipo, y todas nuestras cuentas me salen como Rebotado (soft) ¿a qué es debido?
    Gracias

    06/04/2017 - 09:46:52 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Nia! En el menú “suscriptores – rebotados” te dará más información al respecto.

      06/04/2017 - 09:48:17 Publicar una respuesta
      • Nia

        Buenas, no me aparecen en rebotados esas direcciones de correo, sin embargo siguen saliendo como Rebotado (soft)

        06/04/2017 - 11:42:18
      • Mailrelay

        ¡Hola Nia! Puedes mirar en el envío, en el botón “Envíos detallados” por si hubiera más información ahí. Si no la hay, te recomiendo contactar con soporte para que lo revisen.

        06/04/2017 - 11:44:15
  5. Thomas Castro

    Hola: En las estadísticas de los boletines veo que genera un ID por fecha-vez enviado, la pregunta es si en lugar de ver estas estadísticas por cada evento, se podrán ver por periodos.
    me explico, Ej: boletín 2, se podrá ver los clics, aperturas, etc. de este boletín por semana, mes.

    29/12/2016 - 22:39:28 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Thomas! No es posible hacer eso en la versión actual, es una de las cosas que queremos añadir en la próxima 🙂

      30/12/2016 - 07:28:00 Publicar una respuesta
  6. Raúl

    Buenos días:
    Tengo varias cuentas que aparecen como “rebotados”, error “bad-domain”. El problema es que sabemos a ciencia cierta que dichos emails son correctos, ya que mantenemos comunicación activa con ellos. Agencias con varias cuentas de correo tipo “fulanito@empresa.com”, “menganito@empresa.com”, etc; por un lado sabemos que el dominio es correcto, por otro, la cuenta específica está activa (como digo, mantenemos comunicación casi a diario) ¿Por qué ocurre esto? ¿Como se puede solucionar?
    Gracias.

    15/09/2016 - 12:49:44 Publicar una respuesta
  7. charlie

    hola antes de enviar una newsletter me dice que no tengo configurado el spf en mi dominio y si lo tengo correctamente configurado , tambien me salen como 3 mil rebotados… me podeis hechar una mano con la configuracion del spf?

    10/05/2016 - 19:06:33 Publicar una respuesta
  8. orologi cartier tank

    Hola, Excelente Blog, es de mucha ayuda.

    20/01/2016 - 11:57:04 Publicar una respuesta
  9. Alicia Miguel

    El artículo está muy bien pero yo ahora cómo gestiono este listado, elimino los usuarios que me aparecen como rebotados? O espero a que den alguna señal de vida?

    27/11/2015 - 10:11:28 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Alicia! No, no tienes que hacer nada, no se pueden eliminar de hecho. Los correos rebotados que aparecen en el listado, son rebotes definitivos, no volverán a estar activos.

      27/11/2015 - 10:14:30 Publicar una respuesta
      • Alicia Miguel

        Gracias!! Me he descargado esta mañana el manual de usuario y lo he visto. Ya me siento más tranquila sabiendo que no se intenta enviar nada a esas direcciones y que no cuentan en el computo global de numero de suscriptores.
        Un saludo,

        27/11/2015 - 16:08:00
      • Mailrelay

        ¡Un saludo Alicia!

        27/11/2015 - 17:39:08
  10. Orlando

    Hola, felicitaciones por la excelente plataforma que es MailRelay. Una pregunta, que diferencia hay entre una lista “Visible” y una “invisible?. Saludos

    08/11/2015 - 18:55:32 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Gracias Orlando! Cuando la lista está en “no visible” no se permite la suscripción de nadie desde los formularios de suscripción, esa es la diferencia.

      09/11/2015 - 09:51:10 Publicar una respuesta
  11. Victor

    Que significan los números 1 , 2 de color verde que aparecen en la columna de envios, en la lista de Rebotados?

    21/09/2015 - 17:40:39 Publicar una respuesta
  12. José Alberto

    Buenas tardes. En la lista de “rebotados” tengo 108 registros, ¿cómo puedo eliminarlos todos de una vez? Sólo encuentro la forma de hacerlo uno a uno…

    Gracias.

    09/06/2015 - 20:32:21 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola José Alberto! No es posible eliminar todos los rebotados de una vez, conforman un histórico de la cuenta y como tal son necesarios

      10/06/2015 - 08:57:17 Publicar una respuesta
  13. vanessa

    Hola! En mis estadistas pude ver que de los 2000 correos enviados Mailrelay solo entrego 400 ¿Qué pudo haber pasado? ayuda!!

    04/07/2014 - 20:12:02 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Vanessa! En Enviados puedes ver un botón que indica “envíos detallados”, ahí podrás obtener más información, o también puedes ponerte en contacto con nuestro soporte técnico para que te ayuden. Estarán encantados de solucionar tus dudas 🙂

      04/07/2014 - 20:43:32 Publicar una respuesta
      • vanessa

        ¿Qué otros motivos hay para que los Emails hayan sido ignorados?( a parte de bajas o reportados como spam por que en esos items tengo 0)

        04/07/2014 - 21:00:51
      • Mailrelay

        Hola Vanessa, hay muchos motivos, justamente en este artículo donde escribes se comentan algunos. En tu panel en el menú rebotados puedes ver estas cuentas. Hay muchas posibles causas de los rebotes como emails mal escritos, emails que ya no existen, dominios que ya no existen etc

        04/07/2014 - 21:06:22
      • vanessa

        muchas gracias !!! 🙂

        04/07/2014 - 21:09:48
      • Mailrelay

        De nada 🙂 de todos modos si te quedan dudas puedes consultar con nuestro soporte técnico, que sabrán más del tema 🙂

        04/07/2014 - 21:11:50
  14. Sergio Gonzalez

    Muy buena explicación. Han considerado todas las ocurrencias. Enormes Gracias

    02/06/2013 - 15:50:15 Publicar una respuesta
  15. Enric Homedes

    Cómo puedo seleccionar para borrar todos los mails o varios a la vez de la lista de suscriptores activos? El programa solo me permite realizarlo de uno en uno.
    muchas gracias

    18/02/2013 - 13:56:52 Publicar una respuesta
    • mrblog

      ¡Hola! Presionando la tecla CTRL a la vez que pinchas en los contactos, podrás seleccionar más de uno. Pruebalo a ver que tal 🙂

      18/02/2013 - 14:47:17 Publicar una respuesta
      • Enric

        Hola! muchas gracias por la respuesta. Olvidé decirte que gestiono Mailrelay desde un mac. Después de tu consejo probé satisfactoriamente con la tecla mayúsculas + flecha hacia abajo.
        Un saludo!

        18/02/2013 - 17:38:00
  16. Luis

    Entiendo que los rebotados no cuentan para la el limite de suscriptores pero ¿Cuentan para el limite de envíos mensual?

    16/01/2013 - 15:32:53 Publicar una respuesta
    • mrblog

      ¡Hola Luis! El primer envío si cuenta claro, entonces se detecta el rebote y ya no se vuelve a enviar más, por lo que tras el rebote dejaría de contar para el límite mensual digamos.

      16/01/2013 - 18:11:03 Publicar una respuesta
  17. miguel angel sarmiento

    Muy buena explicacion.

    28/12/2012 - 16:22:13 Publicar una respuesta
  18. Luis

    Tengo una pregunta: la base de datos de los correos válidos o activos puede ser exportada de alguna manera, por ejemplo, como archivo de texto *txt, excluyendo los emails detecados como “rebotados”?

    12/07/2012 - 15:28:50 Publicar una respuesta
    • mrblog

      Hola Luis,

      si, es posible, desde el menú suscriptores, accede al submenú que desees y haz clic en el botón “Exportar”. De esa forma descargarás un archivo con los usuarios del listado que desees.

      Saludos.

      13/07/2012 - 10:44:12 Publicar una respuesta

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