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¿Cómo enviar un email masivo por primera vez a una lista existente?

Publicado por Mailrelay en febrero 24, 2015

cómo enviar un email masivo

La primera vez que hacemos algo, suele ser más difícil, y no salir tan bien, por eso me he animado a preparar este artículo sobre cómo enviar un email masivo por primera vez, a una lista ya existente.

El punto clave esta en esta última parte de la frase, «a una lista ya existente«.

Este tema surge a raíz de nuestro webinar sobre email marketing, tras el cual recibí una consulta por email, la parte central de la misma era esta:

«…queremos usar una base de datos de 5.000 clientes que tenemos desde hace años además de ir sumando nuevos suscriptores…«

Y me dije, «este sería un tema genial para el blog de Mailrelay«.

Creo que es una duda bastante frecuente, y aunque ya hemos hablado del tema en algunos artículos de este blog, vale la pena volver a tratarlo tratando de unir varios conceptos.

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Respondiendo a ¿Cómo enviar un email masivo por primera vez a una lista existente?

Para dar respuesta a esta pregunta voy a ir paso a paso, viendo todas las posibles consideraciones, una de las primeras sería:

1) ¿Vamos a utilizar un dominio recién registrado?

¿O un dominio ya existente? Muchas veces el dominio ya existe, y se está utilizando para otros fines, como permitir el contacto desde un formulario web, comunicación interna, etc. En este caso lo que haríamos sería crear un email para la comunicación vía email masivo.

Otras veces sin embargo el dominio es nuevo, ¿Qué podemos hacer en estos casos? Nuestro compañero Noé nos comenta:

«Si no tenemos prisa lo que podemos hacer es empezar a enviar nuestros correos corporativos internos y esperar el tiempo recomendado para evitar la penalización. Este será como mínimo de 15 días para las listas de penalización que hemos comentado anteriormente, y en el caso de los filtros internos de los ISP recomendaríamos 3 meses previos de actividad.«

Procuraremos en la medida de lo posible seguir el consejo de nuestro compañero Noé.

2) Configurar correctamente el registro SPF

Independientemente de si vamos a utilizar un registro nuevo, o uno ya existente, deberemos configurar, o actualizar, el registro SPF en nuestro dominio para incluir a Mailrelay. De forma que Mailrelay pueda enviar en nombre de tu dominio.

Una pequeña configuración que nos resultará de mucha utilidad a la hora de evitar ser considerados como Spam por los ISP.

3) Revisión de nuestra lista de suscriptores

Si la lista de suscriptores ya tiene un tiempo, como en el caso que nos consultan, convendría realizar una primera revisión, para ver si localizamos algún email incorrecto o erróneo.

Por si acaso lo apuntamos mal en su día, o incluso son emails de un dominio que ya no existe.

Esta claro que no podemos revisar una lista de miles y miles de emails a mano, pero lo que hagamos dentro de nuestras posibilidades puede ahorrarnos mucho trabajo después.

4) División de la lista

Antes incluso de importar la lista podemos realizar un pequeño trabajo previo.

Segmentar.

Por ejemplo dividirla en listas más pequeñas, en pequeños grupos de un volumen menor de usuarios. Si la lista es de 5.000 podríamos hacer pequeños grupos de 250 suscriptores, o 500, una cifra pequeña estaría bien.

Si además podemos agruparlos por su fecha de captación mejor, agrupando los más recientes para enviarles primero, y los más antiguos después.

Con estas listas ya preparadas realizaremos la importación de los suscriptores a Mailrelay.

5) ¿Qué vamos a enviar primero?

Si la lista ya tiene años, como en el caso de la consulta que nos hacen, lo más probable es que los suscriptores no nos recuerden, o en todo caso no recuerden habernos entregado sus emails.

Lo que está claro es que si en varios años no han recibido newsletters de nuestra parte, no estarán esperando recibir algo ahora.

De modo que a la pregunta:

¿Cómo enviar un email masivo por primera vez a una lista existente?

Responderemos:

«Educadamente«

Y lo educado cuando no saben quien somos es presentarnos.

Así prepararíamos una primera newsletter de presentación, donde aclararemos de forma rápida y breve:

-> Quienes somos
-> Por qué tenemos su email
-> Con que frecuencia les vamos a mandar newsletters
-> Un contacto para las dudas
-> Opción de darse de baja si lo desean en este momento

Este podría ser un email incluso casi todo texto, un formato sencillo, el logotipo y poco más.

Por ejemplo algo así me parece que serviría:

«Buenos días [name]

te escribo de parte de (nombre de la empresa), hace un tiempo te pedimos tu email, cuando nos contrataste para (servicio contratado, categoría, producto).

Aunque no te hemos enviado nada desde entonces, vamos a estrenar nuestra newsletter (mensual, semanal, etc.) donde trataremos muchos temas interesantes:

– Listado de temas
– Más temas

Si estas interesado en estos temas no tienes que hacer nada, te enviaremos los emails cada (mes, semana, etc.).

Si por el contrario no deseas recibir más emails, puedes darte de baja ahora (enlace a la baja).

Cualquier otra duda que tengas no dudes en respondernos a este email, o llamarnos al teléfono (incluir).

Aprovecho la ocasión para saludarte y darte la bienvenida a nuestra newsletter.«

No es necesario mucho más, con esto sirve.

Se trata de presentarnos, o recordarle al suscriptor quienes somos, e indicarle nuestras intenciones, de contenido, frecuencia, etc.

Además de darle la oportunidad de darse de baja en este momento.

Si no le interesa, no le interesa.

6) Bajar la velocidad de envío

Antes de comenzar a enviar nuestro email masivo, una recomendación, que a mi me gusta mucho, es bajar la velocidad de envío al mínimo. Como tampoco vamos a enviar volúmenes grandes, no necesitamos una velocidad de envío elevada.

Bajamos la velocidad.

7) Pruebas de envío

Antes de comenzar a enviar de forma real, conviene que nos enviemos algunas pruebas, a diferentes correos, preferiblemente a varios ISP (Gmail, Hotmail, Yahoo!, etc.) para comprobar si en todos los casos se entrega bien el correo.

En caso de que no se entregue bien, veremos de corregirlo antes de continuar.

8) Como vamos a realizar los envíos

Como dividimos nuestra lista por grupos, enviaremos el mensaje anterior a un único grupo.

El que contenga los emails más recientes por ejemplo.

Al ser un envío a un grupo pequeño no obtendremos demasiados rebotes, ni nos marcaran como Spam muchas veces, al menos no tantas como si realizáramos el envío a la lista completa.

Y también lo haremos con baja velocidad, por lo que en caso de haber rebotes o nos marquen como Spam, no sucederá en un breve espacio de tiempo.

De esta forma minimizaremos los problemas en lo posible.

9) Ya hemos lanzado el primer envío, ¿Y ahora qué?

Tras el primer envío, creo que es aconsejable dejar pasar un tiempo prudencial, especialmente si el volumen de rebotes ha sido elevado, o si nos han marcado como Spam, antes del siguiente envío.

Si tenemos muchos grupos, es posible que antes de terminar los envíos de presentación, coincida que tenemos que enviar uno de los envíos programados.

En este caso enviaremos solamente a los grupos a los que ya nos hemos presentado.

Seguiremos enviando newsletters de presentación cada cierto tiempo, intercalándolas con los envíos a los grupos a los que ya nos hemos presentado.

Así hasta que terminemos con todos los grupos de presentación.

No te preocupes por la frecuencia, casi siempre digo lo mismo ¡hay que enviar más emails!

En mi opinión esta es una buena estrategia para comenzar con una lista ya existente, y que tenga ya algún tiempo, porque evita grandes volúmenes de errores a la vez que va consiguiendo incrementar el volumen de envío de manera natural.

Te lo resumo todo en un vídeo

¿Qué te ha parecido? ¿Añadirías algo que responda a la pregunta de cómo enviar un email masivo por primera vez a una lista existente?

jose-argudo


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Comentarios

  1. Luis Antonio

    Hola amigo Estoy e una encrucijada con la plantilla con la cual están enviando mis reportes. Pueden ayudarme, pero de tu a tu. Los he agregado por skype.

    27/08/2016 - 17:58:48 Publicar una respuesta
  2. Pablo

    Hola, os falto el registro dkim. Que es igual o mas importante que el spf.
    Saludos

    09/06/2015 - 15:59:09 Publicar una respuesta
  3. Lili - Comprar Ropa De Niños

    Hola,
    Solo puedo decir que me ha gustado mucho este post, precisamente tenemos una lista con la cual nos preguntábamos lo mismo, y tus consejos me han aclarado muchas cosas.

    Muchas gracias por tus buenas recomendaciones y por el email de ejemplos que nos das.

    Un saludo!

    26/02/2015 - 14:12:44 Publicar una respuesta
  4. Víctor Campuzano

    Hola José!
    Me ha gustado mucho este post y la verdad es que coincido con la mecánica que señalas porque el primer envío a «una lista existente» suele ser traumático.

    Por norma general, oigo «tengo más de 10.000 clientes». Vale, pero de estos, quizás solo 1.000 sigan a tu lado. Y, aunque puede parecer una barbaridad, es bueno. Como bien señalas, los que se queden que sea por interés.

    Yo, si me lo permites, añadiría la recomendación de hacer todo lo visible que se pueda el link de darse de baja. Creo que tiene que ser la acción principal a conseguir con ese email.

    Un saludo!

    24/02/2015 - 14:40:39 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Víctor! Muchas gracias por comentar, y por el apunte 🙂 estoy contigo en cuanto al enlace de baja, ha de ser visible.

      24/02/2015 - 14:55:41 Publicar una respuesta

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