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(Entrevista) Claves para enviar correo masivo que llegue a la bandeja de entrada

Publicado por Mailrelay en junio 27, 2017

crear newsletter

Mucho hemos hablado sobre cómo llegar a la bandeja de entrada en nuestro correo masivo, y las claves para crear una newsletter que sea realmente efectiva. Este post, no es uno más.

Algo que depende de múltiples factores, desde la estrategia de email marketing, hasta el momento en que pulsamos el botón.

Pero el artículo de hoy es especial.

No es simplemente un texto más, no:

Es una entrevista a un compañero del soporte técnico de Mailrelay, José Carlos.

Seguramente si has contactado con soporte alguna vez, habrás tenido ocasión de hablar con el.

El tiene mucha experiencia en solucionar los problemas que se cometen al crear newsletters.

Tu puedes aprovecharte de esa experiencia, con estas respuestas a las preguntas más habituales.

Estoy seguro de que esta entrevista te a dar muchas pistas sobre cómo llegar a la bandeja de entrada. Si haces email marketing, no te la pierdas por nada.

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Entrevista a José Carlos, miembro del soporte técnico de Mailrelay

Para que sea más fácil de ver la entrevista, mis preguntas van en negrita.

Y las respuestas de José Carlos a tamaño normal y en cursiva.

¡Vamos con ello!

► A lo largo de los años te habrás encontrado con múltiples situaciones en las que un cliente tiene problemas para que sus emails lleguen a la bandeja de entrada. Normalmente, ¿Qué es lo primero que revisas?

Lo podría resumir en 4 pasos básicos cuya revisión te da un acercamiento al problema del cliente de forma casi inequívoca. El diseño del boletín, la reputación del dominio de envío, la correcta configuración de las DNS del dominio de remitente y la tasa de denuncias de spam que acumula en sus envíos la cuenta que nos planeta su problemática para llegar a la bandeja de entrada.

Con las condiciones correctas y ayudados por la utilización de nuestras IPs de envío certificadas en Gmail, Hotmail, etc los correos tendrán una buena percepción en los servidores de destino y por tanto una elevada probabilidad de llegar a las bandejas de entrada de los destinatarios. .

► La mayoría de las veces, estas configuraciones técnicas, como el SPF, no son muy conocidas. Y existe la impresión de que es algo que solo pide Mailrelay, cuando la realidad es que son Gmail, Hotmail, Yahoo y otros ISP los que exigen esta configuración ¿por qué lo piden?

Esta duda es muy habitual y solo los clientes con cierta experiencia en el envío de campañas de email marketing están al tanto de la necesidad de tener correctamente configurado su registro SPF en su propio servidor de correo.

Como bien dices no es un capricho de Mailrelay, si no un estándar que los servidores comprueban cuando les envías un email, si no lo tienes correctamente configurado corres el riesgo de ir a la carpeta de spam/junk o incluso de que te envío sea bloqueado y no le llegue nada a tu suscriptor (siendo frenado nada más aterrizar en el servidor de destino). 

Todos los días ayudamos a cientos de clientes con dicho problema que incluso tienen mal el SPF para enviar desde sus propios servidores, algo que les puede estar perjudicando desde hace años pero no eran conscientes de ello y sus propios proveedores de correo no les habían informado de ello. 

Es verdad que la configuración del registro SPF es de mucha ayuda

► Pero esta claro que no siempre es la solución a todos los problemas. ¿Cuando eso no sirve qué es lo siguiente que sueles revisar? 

De los ya mencionados antes, quizá el más sencillo de solucionar y al que menos atención se presta: que el diseño del boletín que están enviando les permita tener una correcta entregabilidad y que pase los filtros antispam. 

Los filtros antispam son elementos muy útiles y a lo largo de los años he aprendido a odiarlos y a amarlos en la misma medida, dado que pueden ser una autentica pesadilla para nuestros envíos si no les damos la importancia que requieren.

► La dificultad, en mi opinión (yo no soy técnico de entregabilidad), es explicar que la entregabilidad no se basa solo en un factor. Es decir, no es cambiar algo y a partir de ahí todos los mailings van a la bandeja de entrada. ¿Cómo sueles explicar esto a los afectados por problemas de entregabilidad? 

Es quizá una de las cosas más complejas de transmitir y en muchas ocasiones el cliente se sorprende de ello, pues con tan solo añadir un poco mas de texto a su boletín y reducir el tamaño de una imagen su correo masivo pasa de llegar a spam a depositarse de forma limpia en la bandeja de entrada.

Tener una buena entregabilidad no es complicado cuando sabes las teclas correctas que has de tocar al crear una newsletter

Y si no has realizado malas prácticas en tus envíos masivos previamente, pero para eso estamos nosotros para ayudarles y darles ese empujoncito que necesitan para tener éxito. 

emailing

► Hemos comentado por encima el tema de la reputación ¿Qué es esto? Explicado de forma rápida 

La reputación es de forma esquematizada, la percepción que tendrá el servidor de destino de tu envío cuando lo recibe y en ello influyen múltiples elementos, como es el caso los volúmenes de emails ya enviados desde dicho dominio, la antigüedad del propio dominio de remitente, la IP usada para la salida de los emails, la IP que aloja el dominio de remitente, etc.

Pero quizá el mas importante (pero no el único) es el engagement o como se comporta la persona cuando recibe tu email, si lo abre, si lo marca como spam, etc. 

► Si no hemos enviado nunca ningún mailing masivo, nuestro dominio es nuevo ¿nuestra reputación sera buena? ¿o no? 

En la reputación, como ya mencione antes, entran en juego múltiples variables y desde luego usar un dominio nuevo no es lo más adecuado. Los sistemas antispam se ponen a la defensiva ante ellos y el motivo es muy sencillo: Los emisores de spam suelen comprar dominios solo para el envío de spam, los compran envían spam desde ellos y los abandonan… pues lógicamente son bloqueados y dejar de ser válidos para emitir correos masivos.

Al mismo tiempo, es muy poco probable que si has creado tu negocio online hace pocos meses ya dispongas de una base de suscriptores de miles de correos a los que enviar, por lo que directamente asumen que vas a realizar spam. 

A pesar de ello puedes usarlos y no ha de ser algo que impida el éxito de tus campañas de email marketing, pero has de tomar medidas adicionales en tus envíos como es el caso de hacer un calentamiento previo de tu IP antes de enviar de forma masiva y aumentar progresivamente el volumen de envíos que realices. 

► ¿Cual es, en tu opinión, uno de los factores que más afectan a la entregabilidad?

Es mi percepción y seguro que alguno de mis compañeros tendrá otros elementos a los que dar mas relevancia. No puedo sintetizarlo solo en un factor, si no que son dos: la reputación del dominio de envío y la IP de salida de los emails. Pero en el segundo caso, gracias a nuestras IPs certificadas en los ISP ese escollo queda solventado. 

► En este contexto, ¿el primer correo masivo que hagamos es muy importante? ¿Nos puede penalizar como spam? ¿Qué consejos nos dejarías para esto? 

Sí, todo lo enviemos o hayamos enviado previamente desde nuestro dominio (independientemente del uso de Mailrelay) nos va a llevar a tener un mayor o menor éxito en nuestro primer envío de mailing masivo. Por supuesto una mala configuración del envio nos puede dejar en spam. 

Mi consejo es muy sencillo, consúltanos antes de realizar tu primer envío para que revisemos todo lo relativo a tu cuenta y así enviaras con las mayores posibilidades de éxito. 

► ¿Qué hay de verdad en que no puedes incluir la palabra “gratis” en el asunto? Es una pregunta muy habitual, pero el caso es que a veces es necesario, como cuando un producto tiene envío gratis ¿realmente no la puedo usar? 

Los filtros antispam de algunos programas para hacer newsletters tienen una serie de elementos para clasificar los emails que pasan por ellos, uno de esos elementos son los filtros bayesianos, que calculan la probabilidad de que un email sea correo basura y en los que se tienen en cuenta ciertas palabras clave que aumentan dicha probabilidad, unas de ellas puede ser gratis, medioambiente, etc. 

Si las usas no será positivo para tu envío, pero si el resto de elementos de tu envío están correctos no te impedirán llegar a la bandeja de entrada como es lógico. 

► Imagino entonces que el contenido, aunque es un factor importante, no lo es todo, y que como comentabamos antes, la entregabilidad se basa en muchos factores. Aún así, ¿qué cosas es mejor evitar en el contenido de nuestra newsletter? 

Una de las cosas más importante es intentar tener un correcto equilibrio entre la cantidad de texto editable que tenemos en el mismo frente al número y tamaño de las imágenes que conforman el boletín. Al mismo tiempo evitar enviar emails que simplemente sean imágenes con texto incrustado. 

► Muchas veces, y por mucho que nos esforcemos, algunos suscriptores nos marcan como SPAM ¿cómo o en qué medida afecta esto?

Es una verdadera faena, pero eso en la mayor parte de las ocasiones es debido a que hemos molestado a dicha persona al enviarle dicho correo.

En el 99% de los casos es debido a que se está usando un listado de contactos viejos o bien un listado comprado, en el 1% es simplemente que nuestro suscriptor es un poco vago y en lugar de pulsar en darse de baja de los envíos ha decidido pulsar en Spam en su gestor de correo. 

Afecta de forma muy negativa a la reputación de tus envíos, sin duda. 

spam

► ¿Se os ocurre alguna forma de evitarlo? Imagino que el enlace de baja de la suscripción es algo obligatorio si queremos tener buenos resultados en nuestros mailings. 

Un truco para reducir las denuncias por spam, aunque pueda ser muy obvio, es poner arriba del boletín y bien visible la posibilidad de que el suscriptor pueda darse de baja.

Por bien visible me refiero a que no se ponga en un cuerpo de fuente de 5 puntos, sino que la leyenda para darse de baja sea visible y con el mismo tamaño de fuente del resto del boletín o incluso de mayor tamaño. 

► Entiendo que es muy conveniente mezclar promociones de venta, con una estrategia de marketing de contenidos que ayude a mantener el interés de los suscriptores ¿cuál es vuestra experiencia en este sentido? 

Eso es una decisión que ha ser tomada en última instancia por el cliente y por la estrategia de marketing que haya decidido llevar a cabo.

Veo campañas de correo masivo muy agresivas donde se oferta un producto en condiciones muy ventajosas y no hay nada de valor añadido, incluso con diseños poco cuidados, pero que gustan y tienen aperturas desorbitadas.

Así otras donde se entremezclan contenidos de valor añadido (consejos, guías, etc.) con el propio propósito de la venta de un producto o servicio y un diseño atractivo, donde inexplicablemente no tienen la respuesta esperada. 

Por ello, cada cliente debería de conocer los gustos de sus suscriptores (o debería de conocerlos) y amoldar su estrategia y segmentación de listas a ello. 

► En tu opinión, ¿qué característica de Mailrelay es la que más ayuda a que las newsletters lleguen a la bandeja de entrada? Además del buenísimo trabajo que hacéis los técnicos de entregabilidad claro. 

Gracias, pero sin las IPs certificadas en los principales ISP a nivel mundial y la reciente llegada del smartdelivery nuestra labor sería mas complicada. Ambas cosas unidas hacen que la experiencia de nuestros usuarios sea altamente satisfactorias. 

Incluso hay cuentas que por su volumen de envío son gratuitas y en alguna ocasión nos han enviado presentes para el equipo de soporte (de los productos que promocionan con nuestra ayuda), sin duda algo que nos hace pensar que hacemos bien nuestro trabajo. Desde aquí quiero dejar constancia de nuestro agradecimiento a todos ellos. 

► Si un cliente está en una situación en la que sus mails masivos van a spam, por el motivo que sea ¿qué estrategia le planteais para solucionarlo? Entiendo que es algo que se debe trabajar a medio plazo, y no es algo inmediato. 

Una revisión a fondo de sus envíos y configuraciones suele ser suficiente para localizar el problema. Tras ello, por nuestra parte se toman las acciones necesarias para evitarlo y en muchos casos se le indica al cliente las modificaciones o acciones que ha de llevar a cabo él. 

La conjunción de todo ello hace que en pocas horas todo quede solventado y deje de entrar a spam. Suele ser más inmediato de lo que a priori puede suponerse, lo que mas puede dilatar este proceso es la falta de atención que les otorgan sus proveedores de hosting. 

► También se comenta mucho sobre si es mejor crear newsletters que sean solo texto, o al menos que no sean todo imágenes ¿de verdad afecta tanto? ¿por qué? Y si de verdad tenemos que enviar una newsletter que es solo una imagen ¿qué hacemos? 

Sí, afecta mucho el diseño del boletín pues como ya se dijo antes los filtros antispam tienen sus propias directrices que hay que seguir al pie de la letra para tener una buena entregabilidad. Si tienes que enviar solo una imagen hay un pequeño truco para intentar salvar ese escollo: añadir un texto legal o disclaimer al final del boletín con suficiente texto como para paliar el hecho de querer enviar solo una imagen.

Por su puesto, no te olvides de colocar el acceso a la versión web y el enlace que permita darse de baja a tus suscriptores. 

► Hace poco publicamos en Mailrelay la tecnología Smartdelivery ¿aprecias que este siendo efectiva?

Sin duda, es una de las mas importantes mejoras que ha recibido el sistema en los ya muchos años que llevo en Mailrelay.

Constantemente recibimos mensajes de clientes que así no lo corroboran y que agradecen que esa mejora este disponible también para las cuentas gratuitas y no solo para las de pago. 

Ha supuesto un duro trabajo para nuestro equipo de I+D que han invertido muchas horas esfuerzos en llevarlo a cabo, desde aquí mi reconocimiento para todos ellos. Días tras día mejoran muchos aspectos del sistema pero no siempre sus mejoras tienen la visibilidad que ha tenido la tecnología Smartdelivery

► En tu opinión personal, cuando alguien está comparando herramientas de email marketing ¿en qué se debe fijar o qué debe buscar si quiere que sus newsletters lleguen a la bandeja de entrada 

Ha de buscar por encima de todo que no le engañen, como en todos los aspectos de la vida hay servicios que valiéndose de las medias verdades y en muchas ocasiones engaños toman por tontos a sus usuarios.

A mi personalmente cuando me dicen que si no le puedo garantizar que sus correos no llegarán a spam no nos utilizarán y que en otros servicios se lo garantizan me produce cierta irritación. Pues ningún servicio puede garantizarte al 100% que no llegarás a spam, si lo hacen te estarán engañando de forma clara y sin escrúpulos.

Desde Mailrelay te ayudamos en todo lo posible para que no llegues a spam, pero como he explicado anteriormente hay tantos factores que intervienen en ello que requiere de una labor de soporte muy especializada y concreta. 

► Por último, cual es, en tu opinión, el error más frecuente pero que más problemas da. 

Tengo un culpable muy claro como error mas frecuente: no contar con un registro SPF (Sender Policy Framework) correcto. 

Su correcta configuración se lleva a cabo en menos de un minuto y tenerlo bien configurado en el servidor del dominio de remitente va a propiciar tener unos resultados muy propicios en las campañas de email marketing. 

► Si nos hemos dejado alguna pregunta dínoslo

Yo creo que esta entrevista responde a las preguntas y problemas más habituales.

Pero si nos hemos dejado algo, solo tienes que decirlo en los comentarios.



Comentarios

  1. Luis Arteaga

    Excelente la entrevista y mucho mejor el aporte que nos hace José Carlos. Hay detalles que uno desconoce y se pregunta el porqué de que sus mensajes llegan a Span.
    Quiero resaltar que lo que hace que uso MailRelay, nunca me aparece en el reporte de envíos, un mensaje entregado a la bandeja de spam. Gracias por este post.

    04/07/2017 - 04:02:27 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Luis! ¡Muchas gracias por tu comentario, me alegra que te guste el contenido! 🙂 Eso sí, ten en cuenta que en el informe, lo que indica es cuando las personas hacen “click” en el botón “esto es spam” de sus clientes de correo.

      04/07/2017 - 08:09:11 Publicar una respuesta
  2. Claudia

    Buen día… Como siempre, excelentes contenidos, excelente soporte!
    Tengo una duda, ¿cómo identifico si mis boletines están llegando a la bandeja de spam de mis suscriptores?
    Es decir, si envío un boletín que es informativo, que no requiere respuesta de mi suscriptor, pero que desde luego quiero que le llegue y lo lea, cómo identificar si se fue a la bandeja de spam.
    Gracias mil!

    03/07/2017 - 17:50:55 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Hola Claudia! Esa información no es posible tenerla, porque entonces las personas que “sí” envían spam, tendrían esa información también. Gmail, hotmail, yahoo etc. No ofrecen esa información.

      04/07/2017 - 07:56:21 Publicar una respuesta
  3. Yosjany

    De verdad que da gusto estar suscrito a su newsletter, el soporte de Mailrelay es excelente, paciente y resolutivo, y aportan mucho a la comunidad, mil gracias desde Venezuela

    30/06/2017 - 01:06:08 Publicar una respuesta
  4. Aitor

    Sois fenomenales, la verdad es que así da gusto. Además de contenido de calidad en forma de newsletter a la que dan ganas de seguir suscrito, vuestro servicio técnico y soporte es amable, resolutivo y educado además de didáctico.

    Seguid así 🙂

    28/06/2017 - 22:11:05 Publicar una respuesta
    • Mailrelay

      ¡Muchas gracias Aitor! Me alegra de que estés tan contento con el servicio 🙂 Por nuestra parte intentaremos seguir mejorando día a día 🙂

      29/06/2017 - 08:28:57 Publicar una respuesta
  5. Nestor Salazar

    De mucha ayuda!!! gracias.

    28/06/2017 - 14:34:02 Publicar una respuesta

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