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Cómo programar envíos de email marketing para este verano

Publicado por Daniel Bocardo en junio 26, 2018

programar envíos de email marketing

Hay momentos del año en los que tenemos que estar preparados para posibles picos de trabajo o caídas por periodo vacacional y temporadas bajas.

Si no eres precavido y aprovechas todas las herramientas que te ofrece el marketing digital, como la comunicación vía email, perderás muchas oportunidades de negocio este verano.

Ya sé que no sólo los navegantes suelen estar menos activos durante los meses de julio y agosto (aunque no siempre, depende de para qué contenidos), tu empresa o actividad profesional también necesitará hacer una parada ocasionalmente.

Si además eres freelance, y de los que se toma las cosas con calma durante el verano, te verás ante la tentación de dejar tu negocio online a su suerte durante unos días (por pocos que sean).

Ante cualquiera de estas situaciones, mi recomendación va a ser la misma:

“Organiza la carga de trabajo con tiempo para poder automatizar tareas, así como programar futuros mensajes dirigidos a tus usuarios y clientes más fieles.”

Para ello, en este artículo te daré consejos para seguir captando tráfico y manteniendo una relación con tus usuarios, por mínima que sea, gracias a la planificación de tu estrategia de e-mail marketing.

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· ¿Por qué programar tus emails en verano?

Dejar a tus clientes y suscriptores abandonados nunca es una buena opción. Hay muchos motivos por los no deberías tirar por el camino fácil. Por los que deberías dejar automatizado todo cuando puedas antes de tomarte unos días de descanso. Mira:

Hacer email marketing durante el verano es una de las vías más potentes para fidelizar a clientes que podrían ser atendidos por tus competidores.

Si venías invirtiendo en email marketing y captación de leads mediante diferentes estrategias, podrás tirar de base de datos y evitar echar por tierra todos los esfuerzos de meses anteriores.

Seguir llevando tráfico web gracias a los clics en los boletines enviados vía email, amortigua (en mayor o menor medida) la tendencia de búsquedas decreciente que sufren muchos sectores durante el verano.

Programar el envío de campañas de mailing o de newsletters informando sobre las novedades para meses futuros, salvaguarda las oportunidades de negocio a la vuelta de las vacaciones.

Aunque descanses poco o nada este verano, ten en cuenta que con el calor solemos bajar nuestros niveles de productividad e inspiración, por lo que dejar parte de la estrategia de contenidos ya programada, te permitirá después fluir con más facilidad.

¿Y qué pasa si, por ejemplo, tu negocio pertenece al sector turístico? Lo normal en estos casos es que decidas tomarte un descanso en otra época del año, pero si la temporada alta te pillara viajando, tendrías que automatizar muchas de las acciones de marketing digital que normalmente realices de forma manual.

¿Vemos consejos de planificación para estrategias de mailing? ¡Vamos a ello!

consejos para planificar futuros envíos

· Consejos para planificar futuros envíos

La planificación de las acciones de email marketing que tengas intención de automatizar este verano, pasa por seguir un proceso natural de investigación, ya sea de la estrategia de tu competencia como de tu propio histórico de envíos.

“Si planificar un calendario estratégico a un mínimo de 3 meses vista es importante, aún lo es más cuando tenemos previsto bajar el ritmo de trabajo.”

Por propia experiencia, y la de muchos de mis clientes, sé bien que emprender un negocio es sinónimo de nunca desconectar al 100%. Así que, veamos de qué forma optimizar tu estrategia de email marketing para poder, al menos, automatizar ciertos envíos:

1) Suscríbete al boletín de tus competidores

Como ya te anunciaba, lo primero que te recomiendo es que investigues. Investiga de qué forma tus competidores más fuertes se comunican con sus usuarios vía email; titulares que utilizan, tipos de contenidos que comparten, plazos que ofrecen para cada una de sus propuestas, etc…

No digo que sigas sus prácticas de intrusismo (ni mucho menos), pero ¿por qué no analizar aquello que sea que estén haciendo bien?

De cada experiencia en marketing online, por incómoda que pueda parecer, es posible sacar algo positivo. Y si no recibes correo comercial de ningún competidor, siempre te quedará la suscripción voluntaria 🙂

2) Analiza tu historial de estadísticas de envíos

No sólo la competencia puede darte ideas inspiradoras para tu próxima campaña de email marketing veraniega, también de tu propio histórico de envíos puedes aprender.

Lo bueno de usar herramientas como Mailrelay, es que te devuelven los datos necesarios para tomar decisiones de cara a futuro; ¿cuáles fueron tus boletines más visualizados?, ¿y los de mayor índice de respuesta?, ¿qué temas los más solicitados?

Decide en base a tus resultados más recientes qué tipo de emails sería interesante enviar en caso de que te vayas de vacaciones y, lo más importante, ¡a quién!

3) Crea un calendario de contenidos para tus emails

Como si de un calendario editorial para blog se tratase, también sería recomendable que llevases una planificación de todos los envíos que dejarás programados durante los meses de verano (o período en el que no podrás atender tu negocio al ritmo cotidiano).

Mi opinión ante estas circunstancias es que, como mínimo, planifiques y automatices los emails con los siguientes objetivos:

● Responder a pedidos y/o propuestas de próximos proyectos.

De forma que mantengas la posibilidad de retrasar la solicitud para tu regreso. En caso de que tengas una tienda y no puedas automatizar el proceso logístico, ofrece la opción de hacer pre-órdenes para la siguiente temporada.

● Dar la bienvenida a nuevos suscriptores.

El hecho de que tu negocio esté algo más parado durante el verano, no quiere decir que no vayas a seguir recibiendo suscriptores en tu base de datos a través de los formularios que tengas habilitados para ello. Lo ideal es que siempre automatices estos emails.

● Informar sobre la fecha de vuelta a la normalidad.

Aunque no pares tu actividad al 100%, si por ejemplo sueles celebrar eventos tipo webinar, en verano es muy probable que des un descanso a los contenidos más complejos. Si tienes ya una comunidad seguidora, cómo no avisarles del día exacto en el que retomarás la próxima temporada.

4) Segmenta tu base de datos

Seguro que ya has oído hablar muchas veces sobre la importancia de la segmentación del público.

Por ejemplo, en SEO esto es muy importante para dar uso a las keywords que tienen una intención de búsqueda clara, para así poder enfocar el contenido a determinados intereses y poder convertir visitantes en clientes.

Pero espera, ¡no nos vayamos por las ramas!, porque en esta ocasión no te quiero hablar de la segmentación pensada para agrupar una base de datos por intereses temáticos, sino más bien según la relación que tengan con tu negocio.

En otras palabras, si no vas a darlo todo durante este verano, sé práctico y simplifica tus acciones de email marketing dando prioridades.

Mi consejo es que no hagas envíos por el hecho de estar presente en la bandeja de entrada de todos tus suscriptores, más bien preocúpate de programar campañas prometedoras para aquellos que ya han sido clientes o están a punto de serlo.

5) Programa campañas en piloto automático

Programar campañas de email marketing efectivas, especialmente cuando el ritmo es nulo o casi nulo en tu negocio, tiene mucho que ver con todo el proceso que te estoy desgranando en este artículo y, además, con lo bien definido que tengas tu embudo de ventas.

Hemos visto que, a la hora de seguir en la mente de nuestros usuarios, todo vale;  desde programar simples autorespondedores de bienvenida, hasta anunciar la próxima temporada comercial con fecha de lanzamiento ya definida.

Si utilizas una herramienta de gestor de envíos potente y tienes las cosas claras (estratégicamente hablando), esta última fase no te supondrá grandes quebraderos de cabeza.

Basta con que crees diferentes boletines y programes una fecha de envío para cierto segmento de tu base de datos.

No obstante, déjame que te cuente a continuación un poco más sobre mi experiencia con Mailrelay, la herramienta con la que muchos bloggers y consultores de marketing programamos el envío de nuestros emails de forma segura.

programar email marketing

· ¿Cómo programar tu email marketing con Mailrelay?

Dada toda la información práctica que puedes encontrar en este mismo blog sobre las funcionalidades que ofrece Mailrelay, mi intención con este artículo no es detenerme en los aspectos más técnicos, sino más bien compartir mi experiencia y punto de vista personal.

Más concretamente, hay 3 enfoques estratégicos para los que considero más que fundamental hacer uso de esta herramienta (y de los que ya vengo hablándote largo y tendido en este artículo):

1) Segmentación

Además de segmentar tu base de datos por intereses a partir de la información que obtienes de tus suscriptores desde, por ejemplo, un formulario, para poder priorizar tus envíos más importantes de cara al verano, las estadísticas de envíos de Mailrelay pueden darte muchas pistas.

Los pasos que has de seguir para crear nuevos segmentos de destinatarios en función de, por ejemplo, aquellos que clicaron en el enlace de compra de tu última campaña de email marketing (boletín X), son los siguientes:

  1. Acceder a la sección “Grupos de suscriptores”.
  2. Seleccionar la opción “Crear”.
  3. Crear un nuevo grupo con el nombre de ejemplo “Usuarios con intención de compra en el boletín X”.
  4. Marcar las opciones “Activar” y “Visible”, y clicar el botón “Salvar”.
  5. Acceder a la sección “Suscriptores” > “Todos”.
  6. Seleccionar la opción “Filtro avanzado”
  7. Marcar en “Evento” la opción “Click”, en “Tipo de filtro” la opción “Incluir” y en “Boletín” seleccionar el correspondiente al boletín X.
  8. Clicar en el botón “Buscar” para mostrar únicamente a los suscriptores filtrados.
  9. Clicar en el botón “Asignar” para asociar seguidamente el grupo de usuarios creado con el nombre “Usuarios con intención de compra en el boletín X”.

2) Programación

Si seguimos con el caso anterior, podrías programar diferentes boletines a lo largo del verano dirigidos únicamente al grupo de suscriptores que mostraron una intención de compra (hubieran llegado a comprar o no).

En lo que se refiere al uso de Mailrelay, esta es la función más sencilla pues, como ya te comentaba líneas más arriba, sólo tendrás que crear un boletín y a la hora de seleccionarlo para su envío marcar la opción “Programar envío automático”, indicando grupo de suscriptores, hora y fecha de envío.

Lo más complicado aquí quizás sea establecer una planificación y frecuencia de envíos. Te pongo un ejemplo práctico para el caso que te vengo exponiendo en el punto anterior:

● Boletín 1:

Primer envío programado en fechas vacacionales, en la que simplemente podríamos recordar o dar las gracias por haber mostrado interés en el contenido o producto ofrecido hace X días (con una posterioridad de no más de una semana).

● Boletín 2:

Entre 3 y 7 días después del envío anterior, podríamos dejar programado un boletín para el mismo segmento ofreciéndo algún contenido ameno que pueda consumir desde cualquier lugar (por si estuviera de vacaciones).

Aquí evita los vídeos y formatos pesados.

● Boletín 3:

Entre 7 y 10 días antes de la vuelta a la normalidad (por ejemplo los días previos al mes de septiembre), podríamos hacer un envío anunciando el próximo contenido o lanzamiento comercial (con ese descuento especial que sólo disfrutará el segmento en cuestión dada su fidelidad).

● Boletín 4:

De forma opcional, si fuera posible tenerlo todo programado antes de los meses de verano, también podríamos automatizar el lanzamiento de la próxima temporada, ofreciendo un bono descuento o un contenido VIP.

3) Automatización

Además de la programación manual del envío de boletines, la cual has de dejar planificada con tiempo antes de la llegada de las vacaciones o meses de bajo ritmo de trabajo, Mailrelay tiene 2 funcionalidades avanzadas que nos permiten automatizar acciones no solo para el verano, sino para el resto del año:

● RSS para boletín:

Desde la sección “Boletines”, encontramos esta funcionalidad (feed RSS) muy útil para automatizar el envío de las publicaciones de nuestra web o blog con cierto diseño y frecuencia. Sin en ciertas semanas del verano no publicas nuevo contenido, te será de mucha utilidad para el resto de meses.

● Autoresponder:

En el escritorio de Mailrelay tenemos también la sección “Autoresponder” donde ir creando diferentes autorespondedores, como por ejemplo uno asignado a un boletín de bienvenida que siempre recibirán los nuevos suscriptores al newsletter (para verano podrías crear un boletín de bienvenida específico, en el que además informes de las fechas del periodo vacacional en tu negocio).

Y hasta aquí todas mis recomendaciones sobre planificación de estrategia para email marketing y automatización de envíos para este verano 2018.

¿Tienes ya programado un plan de acción para tus suscriptores o eres de los que no aprovecha la temporada baja para establecer lazos con clientes y posibles clientes? ¡Cuéntanos tu experiencia!

Daniel Bocardo

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