Crear cuenta Mailrelay Crear cuenta Mailrelay Crear cuenta Mailrelay

Cómo enviar un email masivo: guía paso a paso

Publicado por Mailrelay en julio 28, 2020

Cómo enviar un email masivo: guía paso a paso

Llegó el momento: quieres crear una campaña para enviar emails de forma masiva pero no sabes por dónde empezar.

Sí, por ahí has visto u oído qué es el email marketing[1]  y estás convencido de que debes probarlo. Y como toca pasar a la acción, has llegado a este post.

Has hecho bien, porque vamos a contarte de pe a pa los pasos a seguir utilices la herramienta de envíos masivos que utilices, tratando los conceptos de forma genérica. ¡Que no se diga!

Pero déjame empezar por el principio, refrescándote una serie de términos que debes conocer antes de pasar a ver el proceso.

¡Envía hasta 75.000 emails gratis!

· El ABC del envío masivo de emails

Puede que algunos de los siguientes conceptos ya los conozcas… o puede que no.

Y como quiero asegurarme de que entiendes bien todas las fases, vamos con lo que he bautizado como el ABC del envío masivo de emails.

Lead

Un lead es una persona que ha mostrado interés en lo que ofreces: un cliente potencial del que tienes datos, como su nombre, dirección de email, etc.

Aunque cuando hablamos de leads en email marketing, casi siempre nos referimos a las direcciones de correo electrónico de esas personas.

Si dices «he captado 300 leads», quiere decir que de alguna forma has conseguido la dirección de email de 300 personas. Y que las tienes en tu base de datos, listas para hacerles un envío masivo.

«Captar leads» hace referencia, por tanto, al proceso mediante el cual tú, como profesional, obtienes los emails de tus usuarios. Se suele hacer con formularios y evidentemente, cuantos más leads de calidad captes, mejor.

Un formulario no es más que una cajita con campos que los usuarios deben rellenar para completar la acción, que en este caso es la suscripción. Mira, uno sencillo, de Zalando:

ejemplo de formulario de suscripción Zalando

¿Pero qué es un lead de calidad? Si vendes zapatillas de correr, el correo electrónico de un runner es un lead de calidad. En cambio, si captas el lead de una persona de 68 años que no ha corrido en su vida posiblemente no te sirva de mucho.

Segmentar

Cuando uno se pregunta cómo enviar un email masivo de forma efectiva lo primero que tiene que hacer es segmentar.

Segmentar es estrechar el cerco sobre tu audiencia, especificar, seleccionando sólo aquella que debería recibir el envío masivo.

Imagina que tienes un sistema de captación de leads activos —¿te suena el concepto de «lead magnet»? Ebooks, clases online gratis… luego hablamos de eso, no te preocupes— y que un día te das cuenta de que en tu plataforma hay 3.000 registros.

Estos los has captado con un formulario en el que pedías, además del nombre y la dirección de email, el lugar de residencia.

Si eres una escuela de yoga con presencia nacional, pero tienes suscriptores de todo el mundo, ¿vas a enviar emails a personas que no podrán asistir a esas clases que estás promocionando?

¡Cuántos emails desperdiciados!

La respuesta debería ser que no, por lo que antes de enviar cualquier email masivo, haces una segmentación de los destinatarios que lo recibirán. En este caso concreto, segmentarías para que sólo recibiesen el correo aquellos leads que viven en España.

Mira cómo lo hace Mango, empezando a segmentar desde el formulario de registro, tanto por localización como por género.

ejemplo segmentación Mango

Grupo

Cuando captas un lead en tu web mediante un formulario, la plataforma de envíos masivos que utilices lo almacena en un grupo que tú hayas definido previamente. Según la herramienta que utilices, los grupos también pueden llamarse listas.

Piensa en los grupos como en la primera segmentación de los leads que te entran, para que cuando hagas un envío masivo puedas seleccionar rápidamente a quién se lo quieres hacer.

Son, por tanto, categorías o espacios en los que se van introduciendo los contactos, al mismo tiempo que se clasifican.

Por ejemplo, un hotel podría pertenecer a estos grupos:

  1. Newsletter general
  2. Oferta San Valentín
  3. Oferta de verano

Los leads de Oferta San Valentín habrían sido captados durante una campaña de publicidad en redes sociales en las fechas previas al 14 de febrero.

Por eso el hotel ya sabe que tooodos esos leads tuvieron cierto interés en viajar y alojarse en sus habitaciones con motivo del día más romántico del año.

Al año siguiente, conforme se acerque febrero, el hotel puede enviar una campaña especial sólo a los miembros de ese grupo, sabiendo que a priori tendrán más interés que los del grupo de la newsletter general, por ejemplo.

Esto nos abre un posible interrogante: ¿un mismo lead puede pertenecer a dos grupos distintos? Al que hay que responder que sí; no hay límite alguno.

Hay empresas que manejan decenas y decenas de grupos. Lo único que suelen tener en común es el conocido como grupo «general», que es al que habitualmente se envía la newsletter de forma masiva.

Segmentos

Ya hemos dicho que los leads pueden pertenecer a uno o varios grupos.

Pues bien, los segmentos son otra forma más de clasificar, complementaria a la anterior. En algunas herramientas, esta segunda clasificación se hace con etiquetas. En MailRelay se segmenta con campos personalizados.

Un campo personalizado es una especie de lista de valores que puede adquirir un lead cuando se segmenta.

Por ejemplo: se puede crear un campo personalizado que se llame “Ciudad de residencia” y que las opciones sean “Valencia”, “Madrid”, “Barcelona” y “Sevilla”.

Al mismo tiempo, de forma paralela, existen dos grupos: “España” e “Internacional”.

Una campaña podría segmentarse eligiendo el grupo “España” y el segmento “Valencia”, de manera que ese email no lo recibirían otros contactos que estuviesen en el grupo “España”, pero en los segmentos “Barcelona”, “Sevilla” o “Madrid”.

Y sí: al igual que sucede con los grupos, un mismo usuario puede tener valores de varios campos personalizados que hagan más sencilla la segmentación.

Tasa de apertura y CTR

Si envías un correo masivo a 1.000 leads y ese email lo leen 600 personas, tienes una tasa de apertura del 60%.

Y si ya dentro del email hacen clic en algún enlace 50 personas, el CTR será del 5% (es decir, de cada 100 personas, 5 han hecho clic —50 de 1.000—. CTR es el acrónimo de Click Through Rate).

El objetivo de cualquier envío masivo es tener tasas de apertura y CTRs altos, evidentemente.

Asunto de un email

Cuando ves siete emails acumulados en tu bandeja de entrada, ¿qué hace que te decidas por uno o por otro?

Una gran parte de la decisión tendrá que ver con ese pequeño fragmento de texto que ves antes de abrir nada, que es lo que se conoce como asunto.

El asunto de un email masivo debe ser persuasivo, sugerente y llamar la atención para llevarse el premio: el clic con el que abrirán tu correo y lo leerán.

Campos personalizados o variables

¿No te pasa que alguna vez recibes correos con tu nombre? Y te dicen: «¡Hola, Julia! Queremos enseñarte algo.»

Eso no es que una persona me haya enviado ese email sólo a mí, que me llamo Julia, sino que en su base de datos tienen un contacto con mi nombre, porque me lo pidieron cuando me suscribí a su newsletter. Y lo utilizan sabiamente.

Las variables o campos personalizados del email (no confundir con los segmentos) sirven precisamente para eso: para llegar más y mejor al lector, creando una ilusión de cercanía y familiaridad.

Y además son muy fáciles de introducir a la hora de crear los correos.

Un ejemplo rápido para que lo comprendas:

En el email que yo recibo puedo leer «¡Hola, Julia! Queremos enseñarte algo.», cuando en realidad el emisor ha escrito algo como «¡Hola, {{ subscriber.name }}! Queremos enseñarte algo.»

Ese {{ subscriber.name }} es un campo personalizado que no tiene absolutamente nada que ver con lo de antes. En este caso, el campo personalizado es una variable que usamos para personalizar el email. El campo personalizado anterior, para segmentar.

CTA o llamada a la acción

Es esa parte del mail en la que queremos que el lector haga clic.

Suele tener forma de enlace o botón e incluir palabras sugerentes y que llaman a la acción, como «¡Quiero saber más!», «Descubrir ideas» o «¡Reserva ya!».

Y si se consigue el clic del lector, podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el envío habrá cumplido su cometido.

Ejemplo de CTA de Shopify

Cómo enviar un email masivo: del «no sé por dónde empezar» al clic en «enviar»

Repasados estos conceptos, ahora sí, vamos a ver en detalle los cuatro pasos básicos de todo envío masivo de emails.

#1 Captación de leads

¿A quién vas a enviar el correo masivo?

Si no tienes receptores no tiene ningún sentido hacer email marketing, por lo que lo primero es lo primero: captarlos.

«Captar leads», como decíamos al inicio del post.

Para captarlos tendrás que poner formularios en tu web mediante los cuales los usuarios se puedan suscribir y pasen a ser tus leads. Algo como esto:

ejemplo de formulario

La configuración del formulario (a qué grupo se suscribe un contacto, qué campos personalizados se le asignan, qué datos se piden, etc.) se lleva a cabo desde la plataforma de envíos masivos.

Por otro lado, si consumes blogs de marketing, ¿cuántas webs has visto en las que te regalan un ebook gratuito? ¡Seguro que muchísimas!

Ese ebook, guía o recurso que te ofrecen se conoce como lead magnet, porque sirve para que les dejes tu correo electrónico y pases a ser su lead.

Es una técnica extendidísima, 100% legal y que además te ayuda a crear marca y a que tus potenciales compradores te conozcan un poquito más a través de tu contenido.

Por lo tanto, si todavía no tienes leads, uno de los mejores puntos de partida es crear un lead magnet y ofrecerlo en tu web.

No te olvides de añadir un formulario de suscripción simple (sin ofrecer nada a cambio) al final de tu página, pues es el lugar al que iría cualquier usuario que se quiera suscribir voluntariamente.

Mira, más ejemplos de ambos. Por un lado, el lead magnet.

Ejemplo de lead magnet con formulario de suscripción de Growth Hacking Course

Y por otro, el formulario de suscripción general.

Ejemplo de formulario de suscripción básico de Booking

Como te digo, estos formularios se crean desde la plataforma de envíos masivos que utilices. En Mailrelay lo haces directamente desde la opción suscriptores del menú principal.

creación de formularios Mailrelay

#2 Redacción de email y asunto

Una vez tienes los leads en tu plataforma, toca preparar el contenido que vas a enviar.

¿Qué será, una promoción? ¿El contenido recién publicado en tu blog? ¿Un comunicado oficial?

Tendrás que redactar el correo desde el editor de la plataforma, darle formato como si escribieras en un programa de toda la vida como el Word y añadir los ingredientes que consideres convenientes:

  1. Asunto
  2. Textos persuasivos
  3. Campos personalizados
  4. Fotos, imágenes, gifs o vídeos
  5. Enlace o enlaces
  6. Botones de redes sociales
  7. Botón de llamada a la acción (CTA)

Deja los enlaces bien visibles. Salvo que sea un email meramente informativo, en casi todos los envíos masivos se busca que el usuario haga clic en un link. Si no lo destacas de un color llamativo, las posibilidades de que eso suceda se reducen, y con ellas bajará tu CTR.

Recuerda: un buen asunto mejora la tasa de apertura, y un buen contenido el CTR.

Aquí tienes un ejemplo de Mailrelay, de su editor, desde donde deberías redactar el mensaje.

editor de newsletters gratis

→ Atajo relacionado: 4 plantillas de email masivo para tu próxima campaña de promoción

#3 Segmentación del envío

Este paso es, generalmente, el que más confusión genera. Especialmente cuando hablamos de bases de datos con cientos o miles de leads.

En la fase de captación habrás ido categorizando los leads en grupos y con campos personalizados.

¿Cómo? A través de los formularios que hayas creado. A cada lead que te entra le tienes que haber asignado de forma automática:

  1. Uno o varios grupos
  2. Ninguno, uno o varios campos personalizados

Un lead siempre se suscribe a un grupo, pero puede no tener campos personalizados.

Mira, en Mailrelay se gestiona desde aquí:

segmetnación Mailrelay

Si haces bien este trabajo y tienes tus leads perfectamente clasificados, la segmentación a la hora de enviar es sencillísima.

Sencillísima, de verdad; por eso conviene invertir un tiempo en decidir a qué grupo irá cada lead y qué campos personalizados recibirá.

Cuando tengas escrito tu correo y el asunto, podrás segmentar tu envío.

  1. ¿A qué grupos se lo vas a enviar?
  2. ¿Qué condiciones se tienen que cumplir?
  3. ¿Cómo vas a segmentar?
  4. ¿El contacto tiene que tener algún campo personalizado en particular?
  5. ¿Y qué valor dentro de este debe cumplir?

Determina tus condiciones lógicas y combínalas si es necesario antes de enviar.

Aunque si segmentas mucho, lo normal es que el número de destinatarios sea muy inferior al total de los leads registrados en tu plataforma de envíos masivos.

#4 Repaso y envío

¡Ya casi lo tienes!

Redactado el email y segmentado el envío, ya sólo te queda hacer tres cosas:

1. Repasar: revisa bien (pero bien) el mensaje, porque no hay vuelta atrás. Cuando hagas clic en Enviar, todos los usuarios empezarán a recibir tu correo y si el enlace contiene algún error y no apunta a ningún sitio, habrás malgastado la atención de tu audiencia y no te habrá servido de nada. ¡Mucho cuidado!

2. Probar: muchas plataformas de email marketing te dan la opción de hacer envíos de prueba para ver cómo quedará tu campaña. Si la tuya lo hace te recomiendo que te envíes el email a ti mismo SIEMPRE. Como te digo, no hay vuelta atrás y aquí los errores se pagan carísimos.

3. Programar o enviar: cuando lo tengas todo listo, podrás programar tu envío para una fecha y hora determinada o ejecutarlo al instante… ¡la suerte estará echada!

· Consejos para el envío masivo de correos electrónicos

Te encuentras leyendo el blog de Mailrelay, donde somos especialistas en el envío de correos masivos personalizados. Presta atención a estos ocho consejos, que sabemos de lo que hablamos:

1. No abuses de los campos personalizados insertados en un email: con ponerlo una o dos veces al redactar, suficiente. Si el lead escribió mal su nombre al suscribirse quedará muy mal en cada envío.

2. Revisa que las palabras que van antes de un campo personalizado concuerdan: por ejemplo, para que tengan en cuenta el género de la persona. Aquí queremos evitar errores simples (pero habituales) como «Bienvenido, Julia».

3. Apúntate en algún sitio qué es cada grupo y campo personalizado: cuando manejes dos grupos y ocho campos personalizados no tendrás problema, pero cuando sean 15 y 39 respectivamente lo agradecerás.

4. Ojo con las imágenes: algunos gestores de correo no las procesan y directamente no se ven. Si no es imprescindible añadirlas te sugiero que no lo hagas.

5. No adjuntes archivos: si vas a enviar un adjunto que pesa, mejor pon un enlace y que el usuario lo descargue desde Dropbox o Drive. Si no, con un sólo envío podrías pulirte tu cuota mensual contratada con tu proveedor de email marketing.

6. Haz visible lo que tenga que ser visible: un botón con un enlace, un enlace de texto, un trozo de contenido que tenga que ser leído sí o sí… Dales visibilidad, especialmente a las llamadas a la acción.

7. No te pases con el asunto: evita las exclamaciones y las mayúsculas, y huye a toda costa de una combinación de ambas. Si no, el sistema de correo receptor de tu lead enviará tu mensaje directamente a la carpeta de SPAM y no se abrirá ni leerá.

8. El contenido debe fluir: un email es un texto más, sólo que cambia el canal. Las mismas cosas que aplicas en tus landings y blog debes aplicarlas al email con el fin de que el usuario al que le convenza tu asunto quiera seguir leyendo hasta el final. Las historias funcionan MUY bien cuando hablamos de correos masivos, por cierto.

Atajo relacionado: potencia tus envíos masivos con estas 10 claves de redacción

¡Tú puedes!

¿Qué te ha parecido la guía?

Ahora ya sabes cómo enviar un email masivo. Te hemos dado los ingredientes necesarios para que todo salga a pedir de boca, pero la preparación corre de tu cuenta.

¿Es tu primera vez? Sigue todos los pasos y no te olvides de los consejos.

Empieza por algo básico. Con un grupo general al que enviar la newsletter es suficiente al principio, sin necesidad de utilizar otras formas más profundas de segmentación con campos personalizados. Y después ya irás a más.

Tienes todo un futuro por delante para atraer leads y convertirlos en clientes o compradores, así que tómatelo con calma… pero empieza a utilizar cuanto antes uno de los canales más rentables habidos y por haber.

¡Mucha suerte con tus email masivos y hasta la próxima!

Julia Gómez Acuña

barra suscripción

¿Tus mailings consiguen pocas ventas (o ninguna)?

Todo el mundo en internet recomienda vender por email, pero luego cuando lo intentas no hay forma de vender ¿es eso? No te preocupes, que no eres el único.

Hay solución. Suscríbete a nuestra newsletter, al hacerlo recibirás semanalmente consejos y trucos, empezando por el primer email, en el que recibirás:

1) La guía de uso de Mailrelay, con los primeros pasos básicos (incluye vídeo).

2) Plantillas pre-redactadas. Si tienes dificultad para redactar tus emails, te compartimos una serie (embudo) de emails de venta, pre-redactados, prácticamente listos para enviar.

3) Más un artículo, bueno, para redactar emails de venta. Se trata de uno de los mejores artículos de nuestro blog, un clásico que no te puedes perder.

4) Redacta los mejores asuntos. ¿Si no abren tus emails de qué sirve enviarlos? Descubre una sencilla forma de que, casi siempre, los abran.

Suscríbete aquí abajo para tener acceso a estos recursos ahora y ponerlos en práctica para vender, bastante más:

Comentarios

  1. Desafíos del Marketing

    Yo de momento me encuentro aún en la fase de captar seguidores en mi nuevo blog sobre Marketing, pero cuando tenga muchos no dudaré en usar Mailrelay para mis envíos.

    13/08/2020 - 16:11:04 Publicar una respuesta

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *


Menu Title