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5 ferramentas de comunicação interna eficazes para melhorar o fluxo de trabalho em equipe

Publicado por Mailrelay em 25/08/2020

Se você já trabalhou em equipe, entenderá o quanto é importante ter uma boa comunicação entre todos os membros para não duplicar tarefas, remar na mesma direção, trabalhar pelos mesmos objetivos, cumprir prazos…

Quer se trate de uma empresa (maior ou menor), startup, negócio digital nas mãos de um empresário, ou freelance trabalhando em diferentes projetos de equipe, o uso de ferramentas de comunicação interna é fundamental.

De acordo com sua definição básica, equipe de trabalho é um grupo de pessoas que possuem competências que se complementam e as unem para alcançar resultados que beneficiam a todos.

Portanto, uma equipe de trabalho é algo como uma equipe de remo; se algum dos membros parar de remar (ou começar a fazê-lo na direção oposta), o barco não chegará ao destino, ou poderia naufragar.

Porém, para que tudo corra bem existem vários pontos que não devem falhar e, entre eles, está a comunicação interna.

Portanto, neste artigo, quero abordar aspectos como:

  • A importância da comunicação nas equipes de trabalho.
  • As ferramentas de comunicação interna mais poderosas hoje.
  • Outros aplicativos que também promovem a comunicação da equipe.

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Importância da comunicação em equipes de trabalho

Embora já tenhamos visto razões convincentes pelas quais é importante fortalecer a conexão dentro de uma equipe, antes de ver quais são algumas das melhores ferramentas de comunicação interna hoje, gostaria de me aprofundar nisso.

Basicamente, uma boa comunicação com a equipe favorece todos esses aspectos:

► Fluidez no trabalho em equipe

Se não houver uma boa comunicação interna entre os membros de uma equipe de trabalho, é muito provável que as coisas não irão dar certo.

E, para que haja fluidez, todos devem se coordenar e saber em que fase estão trabalhando, por que estão realizando cada uma das tarefas e como seu desempenho afeta o próximo elo da corrente.

► Produtividade global

Imagine que sua empresa está prestes a lançar uma nova campanha, mas por falta de comunicação, a pessoa que deveria enviar os e-mails de convite aos clientes não o fez. Seria um desperdício de todo o esforço investido,  não é?

Mais uma vez, a solução é contar com ferramentas de comunicação interna, para atualizar todos os membros da equipe em tempo real.

Em última análise, quando todos estão trabalhando alinhados, a produtividade aumenta.

► Monitoramento do status do projeto

Uma das vantagens mais poderosas que as ferramentas de comunicação interna têm para mim é que me permitem controlar toda uma equipe de trabalho.

O que, além disso, favorece a delegação de tarefas para funções inferiores na cadeia.

Você poderá monitorar todos os usuários rapidamente, para saber qual a carga de trabalho de cada um (para evitar sobrecargas e tempos ociosos), qual a situação de um projeto, se estão cumprindo ou não os prazos de entrega, e muito mais.

Lembre-se que caso surjam imprevistos, você sempre poderá atualizar a todos através dos comentários ou usando outra opção de contato.

► Solução de problemas

Às vezes também surgem bloqueios que nos impedem de seguir em frente, e o contato com  a equipe nos ajuda a ter outros pontos de vista. Esta é uma das chaves para seguir evoluindo!

► Processos documentados e arquivos compartilhados

É fácil perder dados ou fazer alterações indevidas quando várias pessoas estão trabalhando com o mesmo arquivo. Um software eficaz irá ajudá-lo a manter o controle dos seus dados.

Trabalhando com uma ferramenta profissional, podemos compartilhar informações entre membros ou fazer backup de dados online.

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5 ferramentas de comunicação interna que você pode usar

O mercado de aplicativos de comunicação em equipe não para de evoluir, pois a digitalização de todos os tipos de empresas e negócios (mesmo os mais tradicionais) se tornou mais do que uma realidade.

Nestes tempos, sem realizar ações coordenadas e promover a comunicação do grupo, os resultados ficarão longe dos objetivos traçados (seja presencial ou remotamente).

Felizmente, temos uma lista de sistemas de comunicação para equipes de trabalho; desde os mais básicos, que mal incluem chat, até os mais sofisticados que permitem a integração com ferramentas de gerenciamento de tarefas.

Vamos ver quais são:

► Slack

O Slack permite que você crie um espaço de trabalho virtual, no qual todos os membros de uma mesma equipe podem se comunicar e trocar arquivos.

É muito provável que, se ainda não o utilizou, já ouviu falar, pois é um software muito popular. Oferece uma interface intuitiva que, entre outras coisas, permite:

  • Criar chats privados
  • Classificar as conversas em grupos
  • Criar tópicos e marcar conversas importantes.
  • Compartilhar arquivos integrando outros aplicativos (como Dropbox ou Google Drive).
  • Videochamadas para desktop, Android e iOS.

► Twist

É uma ferramenta de comunicação interna semelhante à anterior. O maior diferencial é que ele é um aplicativo que salva os tópicos abordados para sempre para que você possa retornar a eles mais tarde.

No Slack, pelo menos em sua versão gratuita, existe um limite de mensagens acumuladas. As conversas são organizadas em tópicos e estes, por sua vez, em subtópicos para maior controle do andamento dos trabalhos.

Além deste ponto a favor, inclui um buscador para agilizar a busca dos temas abordados e arquivos importados.

► Teams

Esta é uma das aplicações de comunicação interna mais avançadas. Entre as várias opções deste software, você pode agrupar conversas e receber notificações, além de ver o status dos seus companheiros.

Porém você poderá encontrar muitas outras opções:

  • Chat com opções para criar grupos temáticos ou se comunicar apenas com algumas pessoas do grupo.
  • Chamada em equipe. Você poderá organizar seu trabalho e integrar ferramentas de produtividade (como Trello, Dropbox ou Google Drive).
  • Calendário. Com recursos para anotar reuniões e datas importantes, bem como criar grupos para reuniões ou conversas rápidas.

► Happydonia

Esta ferramenta, além de incorporar funcionalidades semelhantes às anteriores para promover a comunicação da equipe, inclui outras que facilitam o acesso aos dados pessoais de cada membro.

Por exemplo, com este aplicativo você pode compartilhar folha de pagamento, certificados, férias, registro de tempo ou avaliações de desempenho.

Além disso, melhora a experiência de cada pessoa da equipe por meio da participação e da escuta ativa.

► Skype

Por ser o mais tradicional, simples e conhecido, não poderíamos deixá-lo de fora da lista das melhores ferramentas de comunicação para equipes de trabalho.

Seu funcionamento é simples. Ele é usado para conversas individuais ou em grupo, bem como para fazer chamadas.

Este software é usado por milhões de usuários e provavelmente continuará dominando o mercado de conversas por voz durante algum tempo, mesmo com concorrentes fortes.

Outros aplicativos para melhorar a comunicação da sua equipe

Além das aplicações de chat que  vimos até agora, você pode trabalhar com outras ferramentas para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe.

A comunicação interna não se baseia apenas no envio de mensagens, mas também na correta organização e gestão das tarefas entre os membros da equipe.

A verdade é que existem tantas ferramentas disponíveis para facilitar o trabalho em equipe que seria impossível mencioná-las todas em um único artigo.

No entanto, fui incentivada a fazer uma seleção dos aplicativos que considero especialmente poderosos para impulsionar o crescimento de todos os tipos de negócios (locais ou globais).

Vejamos:

 Aplicativos de voz

Estas ferramentas são usadas para realizar reuniões virtuais tanto internamente quanto com clientes. Elas oferecem recursos de áudio e vídeo, com opções para ativar câmera, compartilhar tela, gravar conversas, adicionar texto, e muito mais.

Todos eles quebram a barreira do espaço-tempo e facilitam a comunicação entre pessoas de qualquer lugar do mundo. Vamos ver alguns deles:

● Zoom. Este serviço de videoconferência permite que você crie salas diferentes, Desta forma, você pode criar sub-equipes para falar sobre tópicos específicos.

● Hangouts. Este aplicativo pertence ao Google e nos permite fazer chamadas com até 10 ou 15 pessoas (dependendo se você está usando um Smartphone ou PC). Se você usar este software, todas as imagens compartilhadas serão salvas automaticamente no Google Fotos.

● GoToMeeting. Permite reuniões de até 250 pessoas de acordo com o plano contratado, e inclui uma funcionalidade com a qual você pode desenhar na tela como um quadro negro para expor questões complexas.

● Lifesize. Esta é mais uma das ferramentas de comunicação interna com a  qualpodemos fazer videoconferências. A sua particularidade é que pode ser integrado com outros sistemas como Skype, Slack, Outlook ou Cisco.

● Whereby. Talvez o mais simples de todos, pois você poderá usá-lo sem ter que instalar nenhum software. A versão gratuita permite que você adicione até quatro participantes na sala, mas a versão pro irá permitir até 50 usuários simultaneamente.

► Ferramentas online para comunicação interna

Você também pode trabalhar com sistemas de gerenciamento de projeto, uma vez que muitos deles oferecem ferramentas de comunicação para facilitar o trabalho em equipe.

Para escolher a melhor opção, você terá que avaliar o tamanho da sua equipe e a complexidade das tarefas diárias. Para dar-lhe uma ideia mais precisa, vamos analisar alguns sistemas.

●  Asana. É uma ferramenta que ajuda a controlar, gerenciar e monitorar projetos e tarefas. Facilita a organização, comunicação e planejamento para atingir os objetivos traçados. Também permite agendar prazos e criar lembretes para tarefas recorrentes, com opções de sincronização com o Gmail e o Google Calendar.

● Trello. O seu uso é tão simples, que é comum utilizá-lo tanto profissionalmente como para gerenciar tarefas pessoais. Sua interface é muito simples e fácil de entender. É baseado no modelo Kanban, formando quadros de três colunas (to do – doing – done). Dentro deles, você pode criar cartões e marcar prazos, nomear outros membros da equipe e criar checklists.

● Basecamp. Se você está procurando ferramentas completas  paracomunicação interna, você deve tentar. Facilita a gestão de projetos nas PME, simplifica o processo de trabalho e favorece o fluxo de informação. Seu painel é dividido em equipes de trabalho e projetos. Dentro de cada um deles, você encontrará blocos de informações, conversas, uma lista de tarefas, calendários…

● Monday. A grande vantagem do Monday é que é uma ferramenta que fornece informações de forma bastante visual. Num relance você pode saber no que cada um está trabalhando, bem como monitorar o progresso de cada tarefa.

● Google Drive: Um software diferente e bem conhecido de todos, embora não nos permita fazer videochamadas, gerir projetos ou chat, é uma das ferramentas mais usadas para criar e compartilhar documentos online. Em outras palavras, um “must” para todos nós que trabalhamos online.

Se você trabalha em uma empresa (não importa o tamanho), ou gerencia um negócio e precisa se comunicar com outras pessoas para realizar seu trabalho, recomendo que tenha sempre esta lista de ferramentas à mão.

Como vimos, qualquer uma delas (isoladamente ou combinadas) o ajudará a aumentar a produtividade e, em geral, a alcançar os resultados que você espera de seus projetos.

Você conhecia todos esses aplicativos de comunicação interna? Conte-nos sua experiência nos comentários.

Traduzido por Micheli.

Teresa Alba

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Comentários

  1. EPO Escuela Propósito

    Gracias por difundir el blog, hace un tiempo que uso Mailrelay para comunicarse con los suscriptores de EPO y ha sido muy buena experiencia, la recomendamos a quienes son nuevos en emailMKT.
    Entre todas las herramientas que menciona el artículo, agregaría Atlassian.
    Saludos desde Quilleco, Chile

    26/08/2020 - 13:33:11 Publicar una respuesta
  2. Ismael Fanlo

    Muy interesante el artículo, pero me parece imperdonable que en el apartado de herramientas de telecomunicación se haya omitido a Jitsi.
    Y en el de gestión de proyectos en equipo, habría que echarle una mirada a Notion.

    25/08/2020 - 12:41:52 Publicar una respuesta
  3. José María Guillén

    Hay herramientas específicas para un sector concreto. Por ejemplo StudyTask es una herramienta única para colaboración entre profesores. Te animo a conocerla en Taskntime.org

    25/08/2020 - 10:47:39 Publicar una respuesta

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